شراكة بين Dropbox وشركة PRO TECHnology لتحويل العمليات في خليج تايمز: كيف نقلت أول صحيفة يومية بالإنجليزية في الإمارات غرفة أخبارها إلى منصة آمنة واحدة

المشكلة التي تعرفها كل غرفة أخبار

تنتج الصحيفة اليومية في يوم واحد ملفات أكثر مما تنتجه معظم الشركات في شهر: نصوص بثلاث مسودات أو أربع، ومئات الصور من المصورين والوكالات، وتصاميم الصفحات، والفيديو للموقع وقنوات التواصل الاجتماعي، والرسوم المرافقة لها. وقبل 2024 كانت هذه الملفات في خليج تايمز تبقى حيث أُنتجت: على أجهزة المراسلين المحمولة، وعلى أقراص قسم الصور، وعلى خادم ملفات ممتلئ، وفي رسائل بريد إلكتروني بمرفقات أكبر من أن تُرسل. وكان العثور على صورة مبنى التُقطت العام الماضي يعني سؤال من التقطها. ولم يكن ممكناً التراجع عن حفظ خاطئ قبل إغلاق الصفحة بدقائق. ولم يكن أحد يستطيع أن يقول بيقين من يملك صلاحية الوصول إلى ماذا.

لا شيء من هذا غير مألوف. إنها الحال الطبيعية لمؤسسة إعلامية نشأت على الورق وأضافت الأدوات الرقمية واحدة تلو الأخرى. وتظهر التكلفة في دقائق تضيع كل يوم في كل قسم، وفي خطر على الأرشيف، وفي ثغرة أمنية تنفتح في كل مرة يجب فيها إرسال ملف كبير إلى الخارج.

ما الذي تغيّر في خليج تايمز؟

• مكان واحد لكل شيء. مجلدات فرق منظّمة بحسب القسم والباب، فيجتمع الخبر وصوره وصفحته والفيديو الخاص به في مكان واحد، ويُعثر عليها بالبحث لا بالذاكرة.
• ملفات كبيرة تتزامن ببساطة. تنتقل الصور وملفات الصفحات والفيديو بين المراسلين والمحررين والمصممين عبر مجلدات مشتركة بدلاً من مرفقات البريد الإلكتروني، وتقبل Dropbox الملف الواحد حتى 2 تيرابايت عبر تطبيق سطح المكتب.
• مشاركة آمنة خارج المبنى. تتلقى الوكالات والمستقلون والمساهمون روابط بكلمات مرور وتواريخ انتهاء وضوابط للتنزيل، ويرى المسؤولون كل مشاركة خارجية من لوحة تحكم واحدة.
• غرفة أخبار تستطيع التراجع. يعيد سجل النسخ واستعادة الملفات المسودة السابقة أو المجلد المحذوف، لمدة 180 يوماً في خطط Dropbox Business و365 يوماً في Business Plus و Enterprise.
• تحكم دون إبطاء أحد. يدير المسؤولون المستخدمين والأجهزة والصلاحيات من لوحة إدارة واحدة، مع التحقق بخطوتين، والمسح عن بُعد للأجهزة المفقودة، وسجلات تدقيق تبيّن من فعل ماذا.

في الصحيفة اليومية، للدقائق قيمتها. فقد قصر الطريق من هاتف المراسل في الميدان إلى الصفحة المنشورة، وأصبح الأرشيف الذي بنته الصحيفة على مدى أربعة عقود شيئاً تبحث فيه غرفة الأخبار كلها ويحميه المسؤولون.

كيف تنفّذ PRO TECHnology منصة Dropbox لغرفة الأخبار

الترخيص هو الجزء السهل. ما يُنجح التنفيذ هو ترتيب العمل، وهو الترتيب نفسه الذي اتبعته PRO TECHnology في خليج تايمز:

• رسم خريطة الأقسام. من ينتج ماذا، ومن يحتاج إلى رؤيته، ومن يجب ألا يراه أبداً. ومن هذه الخريطة، لا من الهيكل التنظيمي، يأتي هيكل المجلدات ومجموعات الصلاحيات.
• نقل الأرشيف على مراحل. يُنسخ خادم الملفات القديم باباً باباً، وتبقى النسخة القديمة للقراءة فقط حتى يؤكد كل قسم أنه لم يُفقد شيء، وبعدها فقط يُوقف تشغيلها.
• ربط الأدوات التي يستخدمها الفريق أصلاً. تفتح تطبيقات التحرير والتصميم الملفات مباشرة من المنصة، ويراجع محررو الفيديو أعمالهم عبر Dropbox Replay من داخل Premiere Pro أو Final Cut Pro أو DaVinci Resolve.
• تدريب كل قسم على عمله. محرر الصور ومحرر الديسك لا يحتاجان إلى الجلسة نفسها. فالتدريب القصير الخاص بكل قسم أنفع من محاضرة عامة للشركة كلها.
• ضبط القواعد مرة واحدة. سياسة كلمات المرور، والتحقق بخطوتين، والإعدادات الافتراضية للمشاركة الخارجية، والموافقة على الأجهزة، ومدة الاحتفاظ، كلها تُضبط في لوحة الإدارة قبل دعوة أول مستخدم.
• الدعم المحلي. تتولى PRO TECHnology في دبي الأسئلة، والموظفين الجدد، والمغادرين، وعمليات الاستعادة العرضية، خلال ساعات عمل غرفة الأخبار نفسها.

ما الذي تقدمه Dropbox لمؤسسة إعلامية، بكلمات بسيطة

Dropbox منصة ملفات سحابية: تُخزَّن الملفات في مراكز بيانات Dropbox، وتتزامن مع جهاز كل مستخدم، وتُشارك برابط أو بمجلد. والأجزاء المهمة لمؤسسة إعلامية هي التالية، وكل رقم أدناه هو الرقم المنشور من Dropbox نفسها.

• الملفات الكبيرة. حتى 2 تيرابايت للملف الواحد عبر تطبيق سطح المكتب؛ وتنصح Dropbox باستخدام تطبيق سطح المكتب أو واجهة API بدلاً من المتصفح لأي ملف يتجاوز 375 غيغابايت.
• سجل النسخ والاستعادة. 180 يوماً في خطط Dropbox Professional و Essentials و Business و Standard؛ و365 يوماً في Business Plus و Advanced و Enterprise، مع إضافات تمدّد هذه المدة.
• الأمان. تشفير AES بطول 256 بت للملفات المخزّنة، و SSL و TLS أثناء النقل، والتحقق بخطوتين، وتسجيل الدخول الموحد، وإدارة الأجهزة، والمسح عن بُعد، وروابط محمية بكلمة مرور، وتقارير SOC 1 و2 و3.
• أين تُحفظ البيانات. تخزّن Dropbox الملفات في مراكز بيانات في الولايات المتحدة، مع تخزين داخل المنطقة في أستراليا والاتحاد الأوروبي واليابان والمملكة المتحدة لخطط الفرق المؤهلة. ولا توجد منطقة تخزين في الإمارات، وهي مسألة يجب على كل مؤسسة خاضعة للتنظيم أن تحسمها قبل التوقيع.
• Dropbox Replay. مراجعة واعتماد ملفات الفيديو والصوت والصور وملفات PSD و PDF حتى 150 غيغابايت، مع تعليقات بدقة الإطار، وجلسات مراجعة مباشرة، ومقارنة النسخ، وتكامل مع Adobe Premiere Pro و Apple Final Cut Pro و Blackmagic DaVinci Resolve و Avid Pro Tools.
• Dropbox Dash. بحث وإجابات بالذكاء الاصطناعي عبر Dropbox وأكثر من عشرين تطبيقاً متصلاً، من Gmail و Outlook إلى Slack و Teams و Google Drive، فيجد المراسل المستند دون أن يتذكر أين حفظه.
• Dropbox Sign. إعداد اتفاقيات المساهمين وتصاريح النشر وعقود الموردين وإرسالها وتوقيعها إلكترونياً ومتابعتها دون طباعة.

لمن هذا الحل؟ بالعبارات التي يقولها من يتصلون بنا

• «مراسلونا يرسلون الفيديو من الميدان عبر واتساب فيصل مضغوطاً.» المجلد المشترك على الهاتف يرفع الملف الأصلي، ويراه القسم لحظة وصوله.
• «لدينا صور عشرين عاماً على خادم لا يجرؤ أحد على إيقافه.» النقل على مراحل ينقل الأرشيف ويُبقي الخادم للقراءة فقط حتى يعتمد كل قسم اكتماله.
• «المستقلون يطلبون باستمرار حسابات دخول إلى الخادم.» يحصلون بدلاً من ذلك على رابط بكلمة مرور وتاريخ انتهاء، ويرى المسؤولون كل رابط منها.
• «محرر كتب فوق الصفحة قبل الطباعة بعشر دقائق.» يستعيد سجل النسخ النسخة السابقة، ولا يعيد أحد كتابة شيء.
• «نحن شركة بث وجولات المراجعة لدينا تستغرق أياماً.» تضع Dropbox Replay التعليقات بدقة الإطار داخل تطبيق المونتاج وتتابع الاعتمادات.
• «لسنا صحيفة.» الوكالات ودور الإنتاج والمكاتب المعمارية والاستشارات الهندسية ومكاتب المحاماة تعيش المشكلة نفسها بصور مختلفة: ملفات كبيرة، وأيدٍ كثيرة، ومواعيد ضيقة، وأطراف خارجية.

عن خليج تايمز و Dropbox و PRO TECHnology

تأسست صحيفة خليج تايمز في دبي في 16 أبريل 1978 كأول صحيفة يومية بالإنجليزية في الإمارات، ولا تزال أطولها صدوراً. وأوقفت طبعتها الورقية لعطلة نهاية الأسبوع في يونيو 2023 مع انتقالها إلى النشر الرقمي أولاً، وأعلنت في فبراير 2026 وصولاً رقمياً شهرياً بلغ 37.2 مليوناً عبر موقعها وقنواتها. أما Dropbox فمنصة ملفات سحابية تستخدمها الفرق حول العالم للتخزين والمشاركة والمراجعة والتوقيع الإلكتروني. وتأسست PRO TECHnology في دبي عام 1998؛ ويورّد قسم تقنية المعلومات للشركات، أول أقسام المجموعة، منصات حماية البيانات والتخزين والتعاون للمؤسسات في أنحاء الإمارات ويدعمها، وينشر منصة Dropbox للمؤسسات ويدعمها، مع تركيز خاص على المؤسسات الإعلامية منذ تقديم المنصة لهذا القطاع في فعالية العنوان مونتغمري في مايو 2024.

الأسئلة الشائعة

المصادر

معلومات خليج تايمز مأخوذة من صفحتها على ويكيبيديا ومن موقعها؛ وأرقام Dropbox من مركز المساعدة وصفحات المنتجات لديها؛ أما تفاصيل التنفيذ والطريقة فهي رواية PRO TECHnology نفسها. ولا ندّعي أي رقم للوقت الموفَّر أو التكلفة المخفّضة، لأنه لم يُقس أي منهما للنشر.

• خليج تايمز (ويكيبيديا): تأسست في 16 أبريل 1978، أول صحيفة يومية بالإنجليزية في الإمارات وأطولها صدوراً، والوصول الرقمي
• خليج تايمز
• مساعدة Dropbox: ما الحد الأقصى لحجم الملف في Dropbox (2 تيرابايت؛ وملاحظة 375 غيغابايت للمتصفح)
• مساعدة Dropbox: نظرة عامة على سجل النسخ (180 و365 يوماً بحسب الخطة)
• Dropbox: الأمان (AES بطول 256 بت، و SSL/TLS، وتقارير SOC، ومراكز البيانات، والتخزين داخل المنطقة)
• Dropbox Replay
• Dropbox Dash
• PRO TECHnology: منصة Dropbox Business و Enterprise في الإمارات
• PRO TECHnology و Dropbox تكشفان عن حل مؤسسي لقطاع الإعلام، فندق العنوان مونتغمري دبي، 29 مايو 2024